Tipps und Tricks

Datenquellen und Karteien

Wie Sie eine Kartei anhand ihres Namens finden, lesen Sie hier.
Um eine Kartei aus einer Datenquelle in eine andere Datenquelle zu kopieren, erstellen Sie erst eine Sicherung der Kartei, die Sie dann in der anderen Datenquelle wiederherstellen.
Wenn Sie eine Kartei erst sichern, dann vernichten und danach wiederherstellen, kann dies danach lang laufende Funktionen (z.B. große Auswertungen, Dublettenprüfungen) unter Umständen deutlich beschleunigen.

Datenfehler

Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, dass es beim Lesen oder Schreiben von Personen, Ehen oder Namen einen Fehler gegeben hat, ist die Kartei defekt. In diesem Fall müssen Sie die Kartei unverzüglich prüfen und reparieren, um die Ursache zu beseitigen und das Problem nicht noch größer werden zu lassen.
Tritt ein Lesefehler trotz Prüfung und Reparatur der Kartei gleich wieder bei der Arbeit in einem bestimmten Personenverzeichnis auf, dann gehen Sie bitte in Bezug auf dieses Personenverzeichnis wie folgt vor:
- Alle Personen: regenerieren
- Markierte Personen, Zuletzt gesehene Personen: leeren
- Andere: entfernen

Suchen und Finden

Um eine Person anhand ihrer Kekulenummer zu finden, erstellen Sie zunächst ausgehend vom Probanden die Kekulenummerierung, sofern das noch nicht geschehen ist. Die nummerierten Personen werden in das benutzererstellte Personenverzeichnis Kekulenummern eingetragen. Wechseln Sie dann im AGS-Navigator zu diesem Personenverzeichnis Kekulenummern und geben Sie in das Suchfeld unterhalb der Personen die Kekulenummer ein. Das Personenverzeichnis rollt dann zu der Person mit der eingegebenen Kekulenummer.
Im Feld zur Schnellsuche unterhalb eines Personenverzeichnisses funktionieren u.a. folgende Eingaben:
- ?,?,1971 rollt zum ersten NN mit Datum 1971
- ?,Robert rollt zum ersten Robert ohne Nachnamen
Personen ohne Namen (NN) sind schwer zu finden? Die Personensuche findet auch Personen ohne Namen anhand der Lebensdaten oder einem Freitext.

Arbeitsvorrat Personen

Arbeiten Sie mit Markierungen von Personen, um sich Personen für die Bearbeitung zurechtzulegen oder auf Wiedervorlage zu nehmen. Sie können Personen aus dem Kontextmenü einer Person in der Detailsicht eines Personenverzeichnisses oder über den Markieren-Schalter in der Menüleiste auf der Karteikarte markieren bzw. die Markierung entfernen.
Legen Sie zwei leere Personenverzeichnisse namens Arbeitsvorrat und Erledigte an (Sie können auch andere Namen nach Ihren Vorstellungen wählen). Fügen Sie Personen dem Arbeitsvorrat hinzu und verschieben Sie fertig bearbeitete Personen zu den Erledigten.
Benutzen Sie Hervorhebungen im AGS-Navigator, um die für Ihre Arbeit gerade relevanten Karteien, Personenverzeichnisse und Dokumente im Blick zu behalten.
Die Plausibilitätsprüfung erstellt ein Personenverzeichnis mit den unplausiblen Personen darin. Sie können die Einträge in diesem Personenverzeichnis nach und nach auf der Karteikarte öffnen, die Daten korrigieren, und dann die Person über das Untermenü in der Menüleiste der Karteikarte aus dem Personenverzeichnis herausnehmen. Wenn Sie alle Personen durchgesehen haben, ist auch das Personenverzeichnis leer.
Bei der Bereinigung von Dubletten gehen Sie genauso vor.

Auswertungen

Der Dokumentenbetrachter ist ein Fenster, welches Ihnen ein Dokument zum Betrachten anzeigt. Der Dokumentenmanager ist eine strukturierte Auflistung von Dokumenten im AGS-Navigator, welche Ihnen die Verwaltung von Dokumenten ermöglicht.
Um die Spitzenahnenliste einer Person auszudrucken, erstellen Sie zunächst ein Spitzenahnenverzeichnis der Person und geben dieses dann als Auswertung in der Form einer Liste aus.
Um ein nach Nachname/Datum sortiertes Ortsfamilienbuch zu erstellen, sollten Sie bei der Erstellung des Ortsfamilienbuchs eine nach Nachname/Datum sortierte Kopie des Personenverzeichnisses aller Karteikarten zugrundelegen.
Beim Erstellen von Ahnenlisten, Nachfahrenlisten, Stammlisten und Stammfolgen hat man es oft mit sehr vielen Namensträgern zu tun, die auch noch verschiedenen Stämmen angehören können. Wenn Sie in den Omega-Einstellungen für Auswertungen in der Rubrik Allgemein die Liste der Mitglieder einschalten, erhalten Sie eine Übersicht über die in der Auswertung enthaltenen Personen als benutzererstelltes Personenverzeichnis.
Leeren Sie dann das Personenverzeichnis markierte Karteikarten und fügen Sie den Inhalt des Personenverzeichnisses mit den Mitgliedern der Auswertung zu den markierten Karteikarten hinzu. Nun sind alle Mitglieder der Auswertung markiert. Damit haben Sie bei der Durchsicht der Namensträger im Verzeichnis Alle Personen eine visuelle Kontrolle, ob alle Namensträger auch in der Auswertung erschienen sind.
Wie Sie eine Auswertung für die Publikation im World Wide Web oder auf einem Datenträger (USB-Stick, CD-ROM) erstellen, lesen Sie hier.
Wenn Sie eine Auswertung als RTF-Datei erstellen, und diese dann mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word in eine PDF-Datei wandeln, enthält die PDF-Datei Sprungmarken und eine Navigation. Dies ist nicht der Fall, wenn Sie aus dem Dokumentenbetrachter heraus eine PDF-Datei erstellen.

Datenerfassung

Drücken Sie Alt+R, um ein Datum des französischen Revolutionskalenders in einem Datumsfeld zu erfassen.
Geben Sie bei verheirateten Personen im Eingabefeld Nachnamen immer nur den Geburtsnamen ein.
Zu Ehen gibt es das Anmerkungsfeld, das Dimissionen, Dispense und Trauzeugen aufnehmen kann.
Um die Reihenfolge von Ehen oder Kindern zu ändern, können Sie die Ehen und die Kinder mit der Maus ziehen oder automatisch sortieren lassen.

Nicht unterstützte Datenfelder

Für Scheidungen gibt es in Omega kein eigenes Feld. Üblicherweise wird eine Scheidung in das Freitextfeld zur Ehe eingetragen, wo sonst Trauzeugen, Informationen zum Verwandschaftsgrad und Dispense usw. eingetragen werden. Beispiel: Die Ehe wurde am 22.04.2019 geschieden.
Für Hausnummern gibt es kein eigenes Feld. Es ist denkbar, die Hausnummer mit Unterstrich an den Ort anzufügen (Musterstadt_47). Für Omega sind allerdings Musterstadt_47 und Musterstadt_49 unterschiedliche Orte und es erfolgt für jeden der beiden ein Eintrag ins Ortsregister. Wenn Sie aber ein Ortsfamilienbuch für den Ort Musterstadt erstellen, würden Sie sowieso die Vorkommen des Hauptorts gar nicht verzeichnen wollen und können dann alle Musterstadt-Einträge bei der Nachbearbeitung der Auswertung mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm herauslöschen.

Karteien sichern und wiederherstellen

Erstellen Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Karteien. Eine Sicherungskopie ist eine als ZIP-Archiv komprimierte Zusammenstellung aller Dateien, die eine Kartei ausmachen.
Sicherungskopien schützen Ihre Arbeit! Nur mit Sicherungskopien bleiben die erfassten Daten vorhanden, wenn Ihr Computer defekt wird oder von einem Schädling befallen wird, der Ihre Daten verschlüsselt oder löscht.
Sichern Sie die Karteien immer auf Datenträgern (USB-Sticks, externe Festplatten), die nicht ständig mit dem Computer verbunden sind. Bewahren Sie die Datenträger mit den Sicherungen an einem sicheren Ort auf. Geben Sie Sicherungen auch an vertrauenswürdige Personen außer Haus oder speichern Sie die Sicherungen in der Cloud. Die 3-2-1-Regel lautet: immer drei Sicherungen, davon zwei nicht auf dem PC und eine außer Haus.
Sie können frühere Versionen einer Kartei in eine neue Kartei wiederherstellen, um gleichzeitig auf den aktuellen und den gesicherten Datenbestand zugreifen zu können.

Schreibweisen ändern

Sie können die Schreibweise von Nachnamen, Vornamen, Ortsnamen und Berufsbezeichnungen simultan auf allen Karteikarten ändern. Lesen Sie dazu die Beschreibungen zu den jeweiligen Verzeichnissen.