Dublettenprüfung

Bedienung

Dem Konzept von Omega zufolge darf ein und dieselbe Person nur ein einziges Mal in einer Kartei vorhanden sein. Doppelt vorhandene Personen heißen Dubletten.

Die Suche nach Dubletten der Personen in einem bestimmten Personenverzeichnis erfolgt über den Menüpunkt Dublettenprüfung im Kontextmenü des Personenverzeichnisses. Dubletten einer bestimmten Person werden über den Menüpunkt Dublettenprüfung im Kontextmenü der Person in der Detailsicht eines Personenverzeichnisses oder über den Menüpunkt Dublettenprüfung aus dem -Menü der Karteikarte gesucht.

Sofern die automatische Dublettenprüfung in den Omega-Einstellungen zur Datenerfassung nicht abgestellt ist, erfolgt vor dem Speichern einer neu angelegten Person eine automatische Prüfung, ob die neu angelegte Person eine potentielle Dublette einer bereits erfassten Person ist.

Verfahren

Das Programm prüft anhand eines heuristischen Verfahrens, ob es Paare von Karteikarten findet, die sich hinsichtlich Namen, Lebensdaten, Orten, Eltern und Ehepartnern derart ähnlich sind, dass es sich dabei um Doppelerfassungen derselben Person handeln könnte.

Das Verfahren verwendet dabei nicht die exakten Namen der in die Prüfung einbezogenen Personen sondern deren phonetische Äquivalente, um so beispielsweise SCHMITT Francisca und SCHMIDT Franziska als mögliche Dubletten zu erkennen.

Für den Vergleich zweier Personen wird dabei ein Änlichkeitswert bestimmt, der umso größer ist, je ähnlicher sich die beiden Personen sind. Beispielsweise führen übereinstimmende Datumsangaben zu einer Erhöhung des Änlichkeitswerts, während sich widersprechende Datumsangabenzu einer Verringerung führen.

Erreicht oder überschreitet der Ähnlichkeitswert den in den Omega-Einstellungen zu suchen und prüfen eingestellten Schwellwert, werden die Personen als Dubletten erkannt. Ein höherer Schwellwert führt zur Erkennung von weniger potentiellen Dubletten, während ein niedrigerer Schwellwert mehr falsch-positive Ergebnisse liefert.

Auswertung der Ergebnisse

Nach der Dublettenprüfung wird ein Protokoll angezeigt, das zu jeder geprüften Person deren potentielle Dubletten samt Ähnlichkeitswert ausweist:

Außerdem wird ein Personenverzeichnis namens Dubletten "..." erstellt, das alle Personen, zu denen mindestens eine hinreichend ähnliche weitere Person in der Kartei existiert, verzeichnet.

Gehen Sie wie folgt vor, um die gefundenen Unplausibilitäten zu untersuchen und ggf. zu beheben:

  1. Die Ergebnisliste Dubletten "..." ist Ihr Arbeitsvorrat.
  2. Öffnen Sie nach und nach jede Person in dieser Ergebnisliste.
  3. Rufen Sie die Dublettenprüfung aus dem -Menü der Karteikarte auf, um sich das konkrete Prüfungsergebnis für die jeweils ausgewählte Person vor Augen zu führen.
  4. In dem sich dabei öffnenden Personenselektor mit den Dubletten können Sie die ausgewiesenen Dubletten über das Kontextmenü der Person einsehen oder eine einzelne Person mit der Person auf der Karteikarte verschmelzen (Standardfunktion bei Doppelklick mit der linken Maustaste auf die Dublette im Personenselektor).
  5. Benutzen Sie das Untermenü in der Menüleiste der Karteikarte, um die Person aus dem Personenverzeichnis Dubletten "..." und damit aus Ihrem Arbeitsvorrat als erledigt zu entfernen.