Die Funktionalität dient dazu, in der Kartei erfasste personenbezogene Daten, die nicht öffentlich gemacht werden sollen, in für Publikationen bestimmten Auswertungen auszulassen. Die Funktionalität wurde mit Ansprechpartnern bei der Arbeitsgemeinschaft für saarländische Familienkunde e. V., der Vereinigung für die Heimatkunde im Landkreis Saarlouis e. V. und der Westdeutschen Gesellschaft für Familienkunde e. V. abgestimmt.
Die Funktionalität ist standardmäßig ausgeschaltet und kann in den Omega-Einstellungen zu Auswertungen | Datenschutz | Regel eingeschaltet werden.
Grundsätzlich werden alle in die Auswertung einbezogenen Personen ausgehend von dem gesamten erfassten Datenumfang gemäß den Omega-Einstellungen zu Auswertungen in der Auswertung ausgewiesen. Greift die Datenschutzregel, wird der Umfang des Datenausweises eingeschränkt.
Es kann aus zwei Varianten in den Omega-Einstellungen zu Auswertungen | Datenschutz | Regel ausgewählt werden.
Dem Datenschutz nicht unterliegen Personen, die zum Stichtag bereits eine bestimmte Zeit lang tot sind. Als tot betrachtet wird eine Person, wenn ihr Todesdatum oder das Begräbnisdatum angegeben ist und länger als die unter Auswertungen | Datenschutz | Personenbezogen | Jahre ab Tod (Vorgabe: 0 Jahre) angegebene Zeitspanne vor dem Stichtag liegt. Sind weder Todesdatum noch Begräbnisdatum erfasst, wird davon ausgegangen, dass die Person bereits verstorben ist, wenn seit der Geburt oder ersatzweise der Taufe mehr als die unter Auswertungen | Datenschutz | Personenbezogen | Jahre ab Geburt (Vorgabe: 110 Jahre) angegebene Zeitspanne vergangen ist. Der Datenschutz greift auch nicht, wenn bei keinem der Ereignisse Geburt, Taufe, Tod, Begräbnis das Datum erfasst ist.
Dies entspricht der Regel auf Seite 27 der Empfehlungen zur Erarbeitung und Gestaltung von Einwohnerbüchern der Arbeitsgemeinschaft für Saarländische Familienkunde e. V.
Die Fakten sind wie folgt gruppiert:
Bei der Erstellung von Ortsfamilienbüchern, aber auch bei anderen Auswerteformen ist es damit möglich, Personen zu kennzeichnen, die mit vollen Daten ausgewiesen werden, weil sie beispielsweise einer Veröffentlichung ihrer Daten zugestimmt haben.
Beispiel: Das Ortsfamilienbuch für den Ort Adorf wird auf der Grundlage der Signatur A erstellt. Alle Personen, die in dem Ort Adorf gelebt haben, werden also mit A signiert. Personen, die dem Datenschutz unterliegen würden, aber einer Veröffentlichung ihrer Daten zugestimmt haben, erhalten die Signatur A+. Für die Erstellung des Ortsfamilienbuchs wird dann als Signaturschema unter Auswertungen | Auswerteformen | Ortsfamilienbuch | Signaturen einschließen das Signaturschema A* (Buchstabe A gefolgt von beliebigem, auch leerem Rest) gewählt. Unter Auswertungen | Datenschutz | Signaturen ausschließen wird das Signaturschema A+ (Buchstabe A gefolgt von dem Pluszeichen) eingestellt, um die mit einem zusätzlichen Pluszeichen signierten Personen vom Datenschutz auszuschließen.
In den nummerierten Auswerteformen Ortsfamilienbuch, Nachfahrenliste und Stammfolge, nicht aber Ahnenliste und Stammliste, erhält die Person keine eigene Nummer. Damit begründet sie keinen Familienblock und in Nachfahrenlisten und Stammfolgen werden die Nachkommen der Person nicht mehr ausgewiesen. In Listen wird die Person nicht aufgeführt.
Wenn die Person als Elternteil, Ehepartner oder außerehelicher Partner erscheinen würde, wird der Text Mann oder Frau ausgegeben. Wenn die Person als Kind erscheinen würde, wird der Text Sohn, Tochter oder Kind ausgegeben. Es werden darüber hinaus keine Daten ausgewiesen. Diese generischen Texte werden in Klammern gesetzt, um zu zeigen, dass die Namen vorhanden sind aber wegen Datenschutz unterdrückt wurden.
Es werden der volle Name der Person ausgewiesen sowie ein relevanter Ort, die Religion, und sonst nichts.
Es werden der volle Name der Person ausgewiesen sowie zu jedem Lebensereignis (Geburt, Taufe, Tod, Begräbnis, standesamtliche und kirchliche Heirat) nur das Jahr und der Ort und sonst nichts.
Geschlecht, Signaturen und Kekulenummern werden nicht unterdrückt. Bei Personen, die unterdrückt sind, wird keine Religion ausgewiesen. Das bedeutet in diesen Fällen nicht, dass die Person die standardmäßige Religion gemäß Einstellungen hat.
Alle familienkundlichen Fakten in der jeweiligen Gruppe (Geburt/Taufe, Heirat, oder Tod/Begräbnis) werden ausgelassen.
Es werden zu den Lebensereignissen in der jeweiligen Gruppe (Geburt/Taufe, Heirat, oder Tod/Begräbnis) nur das Jahr und der Ort ausgewiesen und sonst nichts.
Bei zwischen/und erfolgt die Abfrage auf das spätere Datum.
Daten mit vor, nach, um werden wie exakte Daten behandelt. Das führt bei um und nach möglicherweise zu Ungenauigkeiten.
Das Datum Datenschutz per ist auf den Zeitraum vom 01.01.2000 bis zum 31.12.2047 begrenzt.